Auteur: Score Utica
Steeds meer bedrijven zien door de afgelopen periode dat een combinatie van werken op kantoor en thuis voordelen heeft. Daarnaast verwachten medewerkers steeds meer dat de mogelijkheid om te kiezen er is. Een vereiste om dat goed in te kunnen richten is dan wel dat de IT daarop is ingericht. Werken in de cloud met behulp van een digitale werkplek, dat klinkt voor veel bedrijven niet als iets nieuws. Een oplossing zoals een (Citrix) RDS-omgeving werd door veel organisaties jarenlang gezien als dé oplossing om niet afhankelijk te zijn van een enkel device en om te kunnen samenwerken. De ervaring leert nu dat dit niet meer past bij een digitale werkplek van nu. Inloggen duurt lang, internationaal samenwerken is vrijwel onmogelijk en ook de veiligheid laat te wensen over. Een absolute must-have is dus dat je als organisatie de tools biedt om op een prettige, snelle en veilige manier te kunnen samenwerken.
De Modern Workplace is geen doel op zich, maar het kan wel bijdragen aan kostenreductie, het verhogen van werkplezier en zelfs het verkleinen van jouw CO2-voetafdruk. Benieuwd naar 5 veel voorkomende business cases?
Je hoeft maar te Googlen op ‘video meeting’ en je krijgt de grote spelers direct te zien. Toch is er één die er wat ons betreft met kop en schouders bovenuit steekt: Microsoft Teams. Alleen de afgelopen tijd al zijn er ruim 1.400 nieuwe functies en verbeteringen toegevoegd aan Microsoft 365, waar Microsoft Teams onderdeel van uitmaakt. Als centrale samenwerkings hub binnen de Microsoft-omgeving vind je tegenwoordig alles wat je nodig hebt om veel essentiële bedrijfsprocessen te kunnen doen in Microsoft Teams. Of je nu Viva gebruikt als intranet, Word, Excel en PowerPoint om samen te werken, de chatfunctie als intern communicatiekanaal of de vergadermogelijkheid om virtueel af te kunnen spreken met collega’s, klanten en partners. Microsoft Teams wordt op die manier steeds meer het centrale platform om in te kunnen (samen)werken met veel voordelen tot gevolg. Denk aan: efficiënt schakelen tussen applicaties, makkelijk samenwerken met zowel collega’s als externe partners en minder miscommunicatie doordat alle communicatie op een centrale plek plaatsvindt. In dit geval is Microsoft Teams het voorbeeld, maar de trend en ook steeds vaker de ‘must-have’ is het platform of dashboard als centrale plek waar vanuit gewerkt kan worden.
De fysieke werkomgeving goed inrichten is belangrijk voor een prettige werksfeer, maar de digitale werkplek personaliseren is minstens net zo belangrijk. Iedere rol binnen het bedrijf gebruikt voor een deel andere applicaties en hanteert andere werkprocessen. Om die reden is het belangrijk dat de digitale werkplek gepersonaliseerd kan worden en ingedeeld kan worden op de manier zoals dat per rol het beste werkt. Dit kan al zo eenvoudig zijn als het aanbieden van een overzichtelijk dashboard waarvan de indeling zelf te bepalen is. En hoewel een werkplek voor het grootste deel gebruiksvriendelijk kan worden ingericht, is personalisatie in waar je welke applicatie vindt ook een essentieel in het adoptieproces. Is dit het jaar dat de online werkplek vernieuwd wordt of dat de overstap wordt gemaakt naar de public cloud? Dan zorgt de mogelijkheid tot personalisatie vaak direct voor meer draagvlak voor de nieuwe manier van werken.
Digitale veiligheid is, meer dan ooit, een belangrijk onderwerp. Met name het mkb zal steeds vaker slachtoffer zijn van cyberaanvallen en de gevolgen daarvan zijn groot. Als organisatie ben je verantwoordelijk voor het veilig inrichten van IT en bedrijfsprocessen. Want wat is het effect van klant- en medewerkersdata wat op straat komt te liggen? Digitale veiligheid is daarmee niet een luxe, of iets wat later wel een keer op de agenda kan worden gezet. Het is iets wat nu moet worden ingericht in de digitale werkplek van jouw bedrijf. Een lokale server die onderhoudsgevoelig is volstaat daarmee niet meer en ook een RDS-omgeving die niet elke applicatie (veilig) aan kan, past wat ons betreft niet in het ideaalbeeld van de werkplek voor jou en jouw collega's. Het goede nieuws is wel dat digitale veiligheid, met name binnen het mkb, steeds meer binnen handbereik komt. Zo lanceert Microsoft dit jaar bijvoorbeeld Defender for Business, een tool die standaard onderdeel uitmaakt van de Microsoft 365 Business Premium licentie. Defender for Business wordt gekenmerkt door de uitgebreide beveiligingsmogelijkheden die al veel bedreigingen onschadelijk kunnen maken. Belangrijker dan tools is hoe dan ook dat je als organisatie voorzien bent van een digitale werkplek die veiligheidsmogelijkheden biedt en een beleid over hoe je binnen die werkplek met toegang, data en bestanden omgaat.
Wij zien een positieve trend dat applicaties die je voorheen moest aanschaffen en installeren steeds meer omgevormd worden naar Software-as-a-Service (SaaS). Dit betekent dat applicaties vanuit de browser kunnen worden benaderd en dat ze continu up-to-date zijn zonder dat je handmatig moet blijven updaten om bij te blijven. Daarnaast zijn er ook sterke en geavanceerde oplossingen om zware applicaties die nog niet in de SaaS-categorie vallen te kunnen gebruiken in de cloud. Al deze ontwikkelingen zorgen voor wendbaarheid. Waar je eerst vast zat aan grote investeringen in applicaties, hardware of langdurige onderhoudscontracten, ben je nu vrij om op- en af te schalen waar dat nodig is. We hebben kunnen zien dat de wereld niet stilstaat en techniek die vandaag wordt geïntroduceerd, kan morgen alweer oud nieuws zijn. Om die reden zijn die schaalbaarheid en wendbaarheid enorm belangrijke kenmerken van een werkplek die op de toekomst is voorbereid.
Heb je eigenlijk al de keuze gemaakt voor de public cloud of twijfel je nog of dit de juiste stap is voor jouw organisatie? Wij helpen je graag op weg door in een handig overzicht de Business Cases voor de Modern Workplace voor jouw organisatie op een rij te zetten. Benieuwd?
