SharePoint en OneDrive zijn twee Microsoft-applicaties die heel goed met elkaar kunnen samenwerken en als dit goed is ingericht dan heeft dit heel veel voordelen voor werknemers. Met SharePoint kan je documenten makkelijk beheren terwijl OneDrive voor de opslag in de cloud zorgt.
SharePoint is een platform waarmee je documenten makkelijk kan beheren. Hieronder valt het zoeken, delen en samenwerken. Je kan SharePoint ook zien als een Windows Verkenner, maar de online variant versie hiervan. Sharepoint online geeft je toegang tot al je bestanden, wanneer je maar wilt.
OneDrive is eigenlijk de online harde schijf. Bestanden die je opslaat in OneDrive kan je overal openen, editen en delen. Daarnaast wordt er van elk document een back-up gemaakt in OneDrive waardoor je nooit je bestanden kan verliezen als deze opgeslagen zijn in OneDrive. Onedrive for business is ideaal voor jouw bedrijf. Iedere medewerker heeft voldoende opslagruimte en ze hebben overal toegang tot hun persoonlijke werkbestanden. De bestanden zijn alleen zichtbaar voor de rest van het bedrijf, als dit specifiek wordt vrijgegeven.
Als je SharePoint en OneDrive goed laat inrichten dan merk je hoe feilloos je bestanden kan beheren. Bijvoorbeeld als jij een Word bestand aanmaakt en opslaat op jouw computer onder het mapje ‘Documenten’ dan wordt deze ook direct in je online SharePoint omgeving geüpload. Je kan dit Word document dan ook terugvinden in jouw SharePoint omgeving onder het mapje ‘Documenten’. Dit wordt real-time gesynchroniseerd. Als jij dan op een andere laptop inlogt dan vind je dus het Word document ook onder hetzelfde mapje als je had op de computer. Hierdoor hoef je nooit meer te zoeken naar bestanden, want je weet waar deze dus te vinden zijn op je eigen computer of in de SharePoint omgeving. OneDrive zorgt er op de achtergrond voor dat dit dan helemaal mogelijk is.
Met SharePoint is het heel makkelijk om externe gebruikers te beheren. Je kan kiezen met wie je bestanden wilt delen en of deze recht hebben om deze te bewerken of alleen te lezen. Ook kun je toegang tot deze documenten op elk moment stopzetten.
Daarnaast is het op- en afschalen van licenties heel simpel en betaal je alleen voor de licenties die je gebruikt. Daarnaast bespaar je ook geld, omdat je met SharePoint online geen flinke investering in hardware nodig is omdat alles via de cloud gebeurt.
OneDrive maakt het gemakkelijk om met iedereen bestanden te kunnen delen en dit ook nog eens op een veilige manier. Je kan zelf als gebruiker beheren wie het bestand kan zien, bewerken en ook mensen van buiten het bedrijf uitsluiten.
Als je bestanden in OneDrive hebt opgeslagen, dan kan je deze altijd vinden in de cloud. Als je iets verwijdert uit SharePoint Online dan blijft het 93 dagen in de prullenbak staan totdat het definitief verwijderd wordt. Behalve als iemand de prullenbak handmatig leegt voor die tijd. Als iets niet hersteld kan worden vanaf de prullenbak, kan een admin contact opnemen met Microsoft Support binnen 14 dagen om toch de data te herstellen.
SharePoint Online is onderdeel van Microsoft 365 Business Premium, en dus ook van elke moderne werkplek van Score Utica.