1. Onderhoud en kosten
Onder aan de streep gaat het bij de keuze voor de IT-inrichting altijd een keer over geld. Dus laten we daarmee beginnen. De keuze voor een on-premise infrastructuur betekent altijd een relatief grote initiële investering in hardware. Na de aanschaf van die hardware komen er kosten bij voor onderhoud, beveiliging en actief beheer door degene die verantwoordelijk is voor de IT binnen de organisatie. Wanneer we kijken naar moderne cloud-oplossingen van bijvoorbeeld Microsoft, dan zien we dat dit heel anders werkt. Je betaalt geen vermogens aan hardware, maar je bepaalt precies hoeveel capaciteit je nodig hebt en voor welke mensen. Is er iets aan de hand met servers, software of randzaken? Dan hoef je niet te wachten op een monteur die fysiek naar de locatie moet komen om het probleem op te lossen. Omdat je niet meer hoeft na te denken over servers, bespaart dit veel tijd, kosten en gedoe. Koen Jansen, eigenaar van Jansen Wijhe, herkent dit en geeft aan dat hij 25% meer tijdswinst ziet doordat hij niet zelf meer met IT-issues hoeft bezig te zijn.
“Bij elk issue moest er een monteur langskomen. Deze bepaalde wat er aan de hand was waarna er een oplossing kwam. Hierdoor ging er veel tijd en geld verloren.”
Koen Jansen - Jansen Wijhe
2. Digitale veiligheid
De rollen zijn omgedraaid: waar on-premise de standaard was op het gebied van veiligheid, is de public cloud dat nu. Lokaal data opslaan klinkt misschien veilig, maar brengt allerlei risico’s met zich mee. Een on-premise toepassing is niet standaard beveiligd, ook daar is expertise voor nodig. Om on-premise veilig in te richten is in eerste instantie een goede inrichting nodig, maar ook voortdurende updates en controle. Ook hierbij geldt weer dat dit veel handwerk vereist van de verantwoordelijken binnen (of buiten) de organisatie. Met de toenemende digitale dreigingen is het goed voor te stellen dat een gemiste update grote impact kan hebben op het bedrijf. De verantwoordelijkheid voor optimaal beveiligde klant- en medewerker data is daarom groot. Het alternatief is dat je profiteert van beheer en beveiliging van een cloudprovider die dat 24 uur per dag en 7 dagen in de week voor je kan doen. Microsoft investeert bijvoorbeeld de komende 5 jaar maar liefst 20 miljard dollar in cyber security. De keuze voor de public cloud is daarom op het gebied van veiligheid steeds meer een logische. Naast real-time updates, profiteer je namelijk ook van geavanceerde beveiligingstools. Je bepaalt zelf wie waar bij mag, multifactorauthenticatie kan ingesteld worden, verdachte activiteit wordt gecontroleerd en gemeld, laptops en telefoons kunnen beheerd worden en gegevens kunnen versleuteld worden waar nodig. Kortom: je bent niet meer afhankelijk van 1 server en van 1 IT-expert, maar je profiteert van de kennis en capaciteit van een grote speler met het behoud van grip op data en bedrijfsprocessen.
3. Altijd en overal werken
Het begrip ‘thuiswerken’ hoeven we niet meer te introduceren. Al dan niet noodgedwongen zijn veel organisaties erachter gekomen dat het kantoor niet de enige plek is waar je productief kunt zijn. En of je nu kiest voor alleen op kantoor werken, alleen thuis of een vorm daar tussenin, de vrijheid om die keuze te maken moet er vandaag de dag wel zijn. Met een on-premise oplossing sta je daarmee voor een uitdaging. Omdat een moderne cloud oplossing vanaf elk device en vanaf elke plek met een internetverbinding te bereiken is, ben je daarmee ook gelijk klaar voor locatie- en tijdonafhankelijk werken. Tegelijkertijd zien we dat steeds meer applicaties worden aangeboden als Software-as-a-Service (SaaS). Een eenvoudig voorbeeld: waar je ‘vroeger’ een Office-pakket met Word en Excel kocht, gaat dat nu via een licentiemodel. Hierdoor ben je altijd up-to-date en bespaart dit je grote, soms onvoorspelbare, investeringen. Gebruik je (zware) legacy applicaties, zoals 3D tekenprogramma’s of programma’s als Exact Globe, waarbij dit niet mogelijk is, dan zijn ook daar slimme cloudoplossingen voor zoals Azure Virtual Desktop. Dit is, zoals de naam al aangeeft, een virtuele desktop die volledig naar wens is in te richten qua capaciteit. Je betaalt voor wat je gebruikt en profiteert tegelijkertijd van state-of-the-art veiligheid. Op die manier is voor elke medewerker een oplossing te vinden voor een online werkplek, zonder dat je afhankelijk bent van de on-premise toepassing.
4. Nieuwe ontwikkelingen en updates
Als we iets hebben geleerd van de afgelopen jaren, dan is het dat een organisatie wendbaar moet zijn. Gaat het goed met het bedrijf en moet er opgeschaald worden? Dan moet dit zonder moeite kunnen. Tegelijkertijd moet ook afschalen mogelijk zijn wanneer de situatie daarom vraagt. Hoewel upgraden en opschalen kan met een fysieke server, vraagt dit weer om grote extra investeringen. On-premise toepassingen staan daarom ook niet bekend om de wendbaarheid die we vandaag de dag wel nodig hebben. De public cloud staat hier juist wel om bekend. Met een klik op de knop heb je toegang tot extra capaciteit en er zijn zelfs mogelijkheden om dit geautomatiseerd te doen. Naast dat dit al voor veel tijdwinst zorgt, profiteer je ook nog eens van de nieuwste ontwikkelingen en updates. Technologie staat niet stil en raakt meer en meer in een stroomversnelling. Om te voorkomen dat je door de bomen het bos niet meer ziet en profiteert van de ontwikkelingen die jou direct sneller en slimmer laten werken, is juist de stap naar de public cloud ideaal.
5. Back-up en betrouwbaarheid
Met betrekking tot back-up van data en betrouwbaarheid zijn er grote verschillen in de benadering bij on-premise tegenover de public cloud. Bij een fysieke server ben je aangewezen op het zelf inrichten van back-up en is de up-time onder meer afhankelijk van stroomvoorziening. Voor toegang tot data en applicaties in de cloud is alleen een internetverbinding nodig. Werken, samenwerken, toegang tot data gebeurt allemaal via de afgeschermde omgeving die voor jouw organisatie is ingericht. Daarmee heb je nooit zorgen over de betrouwbaarheid van een enkele server. Net zoals bij security en updates het geval is, ben je ook hier niet afhankelijk van expertise die niet altijd aanwezig is. Wel is het dus noodzaak om bij de overstap naar de cloud voorzien te zijn van een stabiele internetverbinding.
Als winnaar uit de strijd?
In de praktijk zien wij terug dat de overstap naar een moderne werkplek in de cloud, of dat nu de Modern Workplace of Azure Virtual Desktop is, veel oplevert ten opzichte van on-premise toepassingen. Tijdsbesparingen van 15-25% of flinke toenames in gebruikersgemak en werkplezier zijn eerder regel dan uitzondering. De stap naar online werken is in 2022 in onze ogen dus noodzakelijk. In onze nieuwste whitepaper behandelen wij 4 thema's die hier verder op ingaan en die jou zullen helpen om de volgende stap te zetten op IT-gebied. Benieuwd?
