De techniek was achterhaald. De cultuur was de echte vraag.
Toen Job in 2021 instapte, trof hij een versnipperde omgeving. Een deel van Stichting Rosengaerde, een zorgorganisatie in de gemeente Dalfsen met ruim 350 medewerkers, werkte in Citrix; de rest met losse tools. Het gevolg; data en communicatie lagen overal en nergens. Wilde je intern iets belangrijks delen, dan moest je minstens vier kanalen langs. Medewerkers werden laat bereikt, of helemaal niet.
Maar het zwaarste obstakel was niet technisch. "Ik doe het al twintig jaar zo" was de norm op de werkvloer. En de zorg staat geen seconde stil; een cliënt wacht niet tot de IT op orde is. Daarmee werd de vraag organisatorisch in plaats van technisch: hoe krijg je iedereen dezelfde kant op?
Eerst zien, dan geloven
Voordat er ook maar iets werd uitgerold, wilde Job weten of de nieuwe werkplek écht zou werken zoals hij voor ogen had. Dat werd meteen de reden dat de keuze op Score Utica viel.
"Score Utica is de enige partner die een proof-of-concept wilde maken voor de werkplek zoals wij die voor ogen hadden."
In een testomgeving die dicht bij de uiteindelijke werkplek lag, konden de eindgebruikers zelf ervaren hoe het zou werken en aangeven waar het nog beter moest. Geen mooie offerte op papier, maar een werkplek die je kon vasthouden voordat de knoop werd doorgehakt.
Het bewijs onder de streep: 62% goedkoper
Voor een zorgorganisatie is elke euro een euro die niet naar de cliënt gaat. Dus rekende Job de business case door. Hij hield rekening met een kostenbesparing door de Citrix-omgeving in te ruilen voor de moderne Microsoft 365-werkplek.
Onder aan de streep bleek het zelfs 62%. Zoals Job het zegt:
"We zijn een zorginstelling, we moeten het doen met zorggeld. Dus elke besparing die we kunnen doorvoeren, is meegenomen."
Goedkoper én moderner is voor een directie zelden hetzelfde verhaal. Hier wel.
Doe het samen, en dan ook echt samen
Job begon niet met een uitrol, maar met een werkgroep: zorg, management én teamleiders aan tafel. Samen bepaalden ze waar de werkplek aan moest voldoen. Veilig én eenvoudig, want een beveiliging die in de weg zit, gebruikt niemand.
De uitkomst was passwordless werken met een persoonsgebonden FIDO2-sleutel. Geen gebruikersnaam en wachtwoord meer intikken: sleutel op de NFC-reader, pincode erbij, en je bent binnen. Snel, bestand tegen phishing, en via Single Sign-On meteen ingelogd in alle applicaties. Precies de balans tussen security en gebruiksgemak waar het op de werkvloer om draait.
De livegang werd geen spannend moment, maar een feestje
Adoptie laat je niet aan het toeval over. Job nam de organisatie maandenlang mee: via narrowcasting in het pand, met nieuwsbulletins en een zichtbare roadmap waarop iedereen kon volgen wanneer het hún kant op kwam.
En omdat Job naast ICT'er ook theatertechnicus is, gaf hij twee weken lang, drie sessies per dag, een demo in een echte theaterzaal. Medewerkers kochten zelf een (gratis) ticket voor het moment dat hun het beste uitkwam. Wie de sessie had gevolgd, kreeg zijn fysieke sleutel mee naar huis.
De lancering zelf? Een week lang een 'MicroSoftijs-machine' op locatie, waar medewerkers én cliënten een ijsje konden halen, in ruil voor één vraag over de nieuwe werkplek. Nuttig, en nog lekker en leuk ook.
"ICT is geen doel. ICT is ondersteunend aan de werkvloer."
Wat dit betekent voor de directie
De les is strategisch, niet technisch. Digitale weerbaarheid en bedrijfscontinuïteit staan of vallen met adoptie. Je kunt de beste techniek inkopen, maar zonder mensen die ermee werken, levert die investering niets op. En verouderde, niet langer ondersteunde systemen zijn geen IT-detail. Het is een risico voor de hele organisatie.
Het mooie van het verhaal van Rosengaerde: de business case ging niet ten koste van de zorg. Goedkoper, veiliger én rustiger op de werkvloer: dat is precies waar IT je bedrijf hoort te helpen in plaats van in de weg te zitten.
Voor de IT'ers onder de lezers is de les net zo concreet. Begin bij de werkvloer, niet bij het systeem. Jobs eerste stap in elk traject: een paar dagen meekijken met een bakje koffie. Niet om te corrigeren, maar om te begrijpen hoe het werk écht gaat.
Verandering is geen risico. Slecht begeleide verandering wel.
Moderniseren is onvermijdelijk. Wie blijft hangen op verouderde systemen, kan straks niet meer mee. Maar de uitkomst wordt niet bepaald in de serverruimte. Die wordt bepaald op de werkvloer, door de manier waarop je je mensen meeneemt.
Of, in de woorden van Job: verandering is niet erg. Verandering is leuk.
Ook toe aan een werkplek waar je mensen écht blij van worden?
Met ruime ervaring in cases zoals dat van Zorgcentrum Rosengaerde weten we hoe je dit soort projecten begeleidt, van proof-of-concept tot een livegang die voelt als een feestje. Wil je eerst zien hoe jouw nieuwe werkplek eruit kan zien? Plan een gesprek met een van onze experts.
Plan een afspraak in met een expert
