Je klikt op je Microsoft 365 omgeving. Je opent Copilot. Je typt: "Kun je me helpen bij het voorbereiden van mijn dag?"
En dan gebeurt er iets dat bijna moeiteloos aanvoelt. Copilot duikt je agenda in. Ziet dat je om 13.00 uur een meeting hebt met een belangrijke klant. Haalt alle e-mails met die klant naar boven. Vindt de PowerPoint slides die jullie de afgelopen maanden hebben gedeeld. Analyseert de onderwerpen waar jullie het over hadden. Ziet dat de laatste tien meetings over hetzelfde onderwerp gingen. En vraagt: wil je daarover doorgaan of is het tijd voor een andere richting?
Allemaal in een paar seconden.
Donny Molenaar doet dit elke ochtend. Als sales consultant bij KPN was hij één van de eerste 300 mensen die Copilot mocht uittesten. Twee jaar geleden begon hij ermee. Die ervaring veranderde de manier van werken compleet.
Veel mensen weten al dat Copilot beschikbaar is. Het zit al in je Microsoft 365 licentie. Kosteloos geïntegreerd in Word, Excel, PowerPoint en Teams. Maar weinigen gebruiken het optimaal en dat is zonde.
Tijdens de Score Utica Summit liet Donny zien wat er mogelijk is. Het gaat een stuk verder dan je denkt.
Als je kijkt naar de AI hype cycle, dan zitten we nu in de dip. Vorig jaar was het overweldigend. Iedereen had het over AI. LinkedIn stond vol met berichten. Organisaties kondigden grootse plannen aan. En nu? Nu is de stilte opmerkelijk. Donny benadrukt: er is veel mogelijk, maar organisaties moeten investeren in het ontdekken welke mogelijkheden er zijn.
Die dip komt niet uit de lucht vallen. Organisaties hebben na de initiële hype ontdekt dat AI meer is dan alleen een buzzword. Het vraagt om een concrete aanpak. Het vraagt om een plan. En vaak weten ze niet waar ze moeten beginnen.
Maar er is ook goed nieuws. Want wie een Microsoft 365 licentie heeft, kan al gebruik maken van Copilot Chat. Zonder extra kosten. Zonder ingewikkelde implementaties. Het zit er al in. En dat weten jullie misschien nog niet.
Heel veel organisaties zijn wel aan de slag gegaan met AI. Alleen niet op de manier die je zou willen. Medewerkers gebruiken de gratis versie van ChatGPT. Ze gooien er bedrijfsinformatie in. Ze kopiëren e-mails, rapporten, klantgegevens. Want het werkt. Het geeft antwoorden. Het scheelt tijd.
Maar wat er met die data gebeurt, daar staan ze niet bij stil. Bij de gratis versie van ChatGPT wordt alle data die je invoert gebruikt door derden. Die data traint hun modellen. Die data kan gebruikt worden voor andere organisaties. Jouw bedrijfsinformatie, buiten je eigen muren.
Datzelfde geldt voor Gemini en andere consumer tools. Ze zijn makkelijk toegankelijk. Ze werken snel. Maar ze zijn niet gebouwd voor zakelijk gebruik.
Microsoft 365 Copilot Chat is anders. Alles wat binnen die werkplek gebeurt, blijft binnen die werkplek. Die informatie wordt niet gebruikt door derden. Die wordt niet gebruikt om modellen te trainen. Wat je invoert, blijft van jou. En de tool zit al geïntegreerd in je Microsoft 365 omgeving.
Donny vat het scherp samen:
"Ik zou geen enkele reden kunnen bedenken om Copilot Chat dicht te zetten in de organisatie. Want wat je ziet is dat er heel veel tooling wordt gebruikt die niet veilig is. Dit is de tool die veilig is en al binnen de werkplek is geïntegreerd."
Sinds 15 september 2024 is Copilot Chat geïntegreerd in alle Office applicaties. Waar je voorheen naar de chatfunctie moest gaan om een document toe te voegen, kun je het nu gewoon in Word, Excel of PowerPoint zelf doen.
Je kunt Copilot bijvoorbeeld inzetten om je dag voor te bereiden. Je vraagt: "Kun je me helpen bij het voorbereiden van mijn dag?" En wat gebeurt er dan? Copilot haalt relevante informatie voor je meetings naar boven. Je ziet wie er aanwezig zijn. Welke PowerPoint slides er de afgelopen maanden zijn gedeeld. Welke vragen er gesteld kunnen worden. Of de afgelopen tien meetings over hetzelfde onderwerp gingen en of het tijd is voor een andere richting.
Dat scheelt enorm veel tijd. Maar belangrijker nog: het zorgt ervoor dat je beter voorbereid aan tafel zit.
In Excel kun je Copilot vragen om een pivot table te maken van je data. Je hoeft geen formules meer te kennen. Je typt gewoon je vraag. "Ik wil een pivot table maken van deze data." Enter. En Copilot doet de rest.
In Word helpt Copilot je met het schrijven van rapporten. Je kunt documenten samenvoegen. Je kunt een vergelijking maken tussen twee klantgesprekken. Je kunt een FAQ schrijven op basis van bestaande documenten.
Maar er is wel een voorwaarde. En die heet prompting.
Donny merkte in het begin dat te brede of te vage vragen vaak teleurstellende antwoorden opleveren.
Het probleem zit dan niet bij Copilot, maar bij de vraag.
Iemand vraagt aan een collega: "Kun je een presentatie maken?" De collega antwoordt: "Tuurlijk." En er komt een presentatie. Maar waar gaat het over? Hoe lang moet die zijn? Is er een layout aan verbonden? Geen idee.
Daarna stelt diezelfde collega een andere vraag: "Kun je van mij een presentatie maken over Copilot, zorgen dat die acht slides is en dat er een conclusie in zit?" Die vraag is al veel specifieker. Het antwoord zal ook specifieker zijn.
Hetzelfde geldt voor prompts. Hoe specifieker je vraag, hoe beter het antwoord.
Microsoft heeft daar richtlijnen voor ontwikkeld. Vier ingrediënten voor een goede prompt:
Donny gebruikt dit format inmiddels standaard. En het werkt. Sinds dit consequent wordt toegepast, worden de antwoorden een stuk beter.
Een functie die veel mensen nog niet kennen, zijn agents. Met Copilot Chat kun je zelf agents maken. Zonder dat je een betaalde licentie nodig hebt.
Een voorbeeld: je hebt een HR-agent nodig voor nieuwe medewerkers. Je wilt dat ze meteen de juiste informatie krijgen over wat ze de komende weken moeten doen. Je maakt een agent. Je stopt daar alle benodigde data in. Arbeidsvoorwaarden, onboarding schema, contactpersonen, praktische zaken. En die nieuwe collega kan dan gewoon vragen stellen aan die agent.
Veel gebruikers werken met meerdere agents die ze dagelijks inzetten. Donny hanteert een simpele vuistregel: als je een handeling twee of drie keer per week uitvoert, is het slim om er een agent van te maken. Dan kun je het werk delegeren.
En het mooie is: je kunt die agents delen met je organisatie. Als jij een goede prompt hebt geschreven, waarom zou je die voor jezelf houden? Deel hem. Zorg dat collega's er ook van kunnen profiteren.
Copilot Chat is gratis en waardevol. Maar er komt een moment dat je meer nodig hebt. De betaalde versie van Microsoft 365 Copilot kost €28 per maand per gebruiker. En die biedt een stuk meer.
Met de betaalde versie krijg je volledige integratie met je bedrijfsdata. Dus niet alleen webinformatie, maar ook al je SharePoint data, Teams data en OneDrive data. Je krijgt toegang tot alle Microsoft agents zoals de Facilitator en de Interpreter. Je krijgt Agent mode in Excel en Word. En je krijgt proactieve suggesties.
Maar niet iedereen in de organisatie heeft dat nodig. Als je bijvoorbeeld een salesteam hebt dat onderweg is en alleen gebruik maakt van een specifieke sales agent, dan is Copilot Chat voldoende. Die kunnen met de chatfunctie hun vragen stellen en gebruikmaken van die agent.
Het hangt af van hoe je werkt en wat je nodig hebt. En daar moet je als organisatie over nadenken.
Techniek is één ding. Maar adoptie is waar het echt op aankomt. Dat bleek ook bij KPN: de pilot startte met 300 collega's, maar pas na zes maanden kwam er een webinar over de introductie van Copilot. Donny zag dat een deel van de groep tegen die tijd al was afgehaakt.
Wat je nodig hebt:
Maar bovenal: start gewoon. Begin met Copilot Chat. Ga ermee stoeien. Ga ermee spelen. Je komt vanzelf achter waar je functionaliteiten mist. En dan zie je vanzelf wanneer een betaalde versie zinvol wordt.
Het gekke aan dit verhaal is dat de oplossing er al is. Je hoeft niet te wachten op een implementatie. Je hoeft niet te wachten op goedkeuring van een budget. Je hoeft niet te wachten tot iemand anders de eerste stap zet.
Als je een Microsoft 365 licentie hebt, kun je vandaag nog beginnen. Copilot Chat zit erin. Het is veilig. Het werkt. En het kost je niks extra's.
Donny sluit af met een simpele boodschap: ga het gesprek aan. Niet over of je met AI moet beginnen, maar over hoe je het gaat doen. Want de vraag is niet meer óf AI onderdeel wordt van jouw organisatie. De vraag is wanneer je begint.
En als je niet weet hoe, dan is dat precies waar Score Utica je bij kan helpen.
Wil je dat Score Utica Microsoft 365 Copilot Chat direct voor je activeert? Of wil je eerst vrijblijvend kennismaken met de mogelijkheden? Klik op de link hieronder.