Tijdens de Score Utica Summit op 6 november staat Michel Bouman voor een zaal met ondernemers en IT-leiders. Ze zijn hier om erachter te komen wat er gebeurt met klantinformatie zodra medewerkers die invoeren in diensten zoals ChatGPT, Gemini of Claude. Het antwoord laat weinig ruimte voor geruststelling. Die gegevens verlaten je werkplek en belanden in systemen waar jij geen toegang tot hebt, inzicht mist in wie meekijkt en de mogelijkheid ontbreekt om iets terug te halen als er een fout is gemaakt.
Hij opent met één vraag.
“Wie gebruikt er AI op het werk?”
Handen gaan omhoog. Voor deze groep is het net zo vanzelfsprekend als het openen van Outlook.
Dan volgt zijn tweede vraag.
“Wie werkt er met M365 Copilot binnen de organisatie?”
De zaal reageert heel anders. Een paar handen bewegen half omhoog, de meeste blijven omlaag. Michel noemt het “spannend”. En dat is het ook. Deze twee vragen laten zien hoe groot de kloof is.
Medewerkers werken volop met AI-toepassingen terwijl een afgebakende, veilige omgeving mist om dat gebruik op te vangen. Alles wat wordt ingevoerd, kan buiten jouw organisatie terechtkomen.
Hoe stuur je dit bij voordat het je organisatie raakt?
Buiten jouw omgeving
Meestal verloopt het zo. Een collega opent een Word-bestand met klantinformatie, haalt een alinea eruit en laat die herschrijven in ChatGPT. Even later staat het document weer in de map en lijkt het alsof alles keurig binnen je eigen systemen is verwerkt.
In werkelijkheid verhuist dat fragment naar servers waar jij nooit komt. Je ziet niet wie het opent, hoelang het daar blijft staan of welke kopieën worden gemaakt. Voor de medewerker voelt het als een handige tussenstap. Voor jou betekent het dat je geen zicht hebt op welke klantgegevens zijn meegekopieerd of waar ze nu staan.
Dat komt pas aan het licht op momenten waarop je dat slecht kunt gebruiken. Een document klinkt anders dan eerder. Een auditor vraagt naar de herkomst van een zin. Een collega zoekt een vorige versie die nergens meer opduikt. Dan zie je hoe snel informatie die intern hoort te blijven verschuift naar systemen die zijn gebouwd voor een publiek ecosysteem.
Als dat schuift, raakt het rechtstreeks binnen je bedrijfsvoering:
Zodra dit inzicht weg is, verdwijnt niet alleen een alinea tekst. Je verliest een deel van de veiligheid waar jouw organisatie op draait.
De facilitator agent
Hoe laat je technologie meewerken op een manier die bijdraagt aan jouw operatie?
Want medewerkers gebruiken die tools niet om grenzen te overschrijden, maar om sneller te werken. Dus wat jij kunt doen om daaraan bij te dragen is het volgende.
Het begint bij een assistent die de eerste opzet van mails, verslagen of presentaties neerlegt. Daarna komt er een agent bij die meeloopt tijdens gesprekken, structuur bewaakt en afspraken ordent.
Je ziet het vooral tijdens vergaderingen. Terwijl het team overlegt, opent die agent het gesprek, volgt de agenda stap voor stap en zet elke afspraak meteen op een rij. Aan het einde ligt er een compleet verslag, alsof er een collega heeft meegeschreven die werkelijk alles noteert.
Veilig werken binnen jouw Microsoft-omgeving
Daarna sta je voor een moeilijke keuze. Laat je informatie terechtkomen in tools zoals ChatGPT, Gemini of Claude, of houd je alles binnen één omgeving die jij beheert? In die openbare tools verdwijnt invoer naar externe servers waar jij geen toegang toe hebt. Binnen Microsoft ligt dat anders. Daar blijft alles binnen je eigen tenant, onder dezelfde beveiliging als je documenten, mail en autorisaties.
Wat je daarmee wint:
Deze keuzes bepalen of jouw werkplek overzicht houdt of langzaam grip verliest en leggen de basis voor hoe teams verder werken in de rest van je organisatie.
Grip krijgen op AI-gebruik
De meeste winst kun je behalen waar teams hun werk opstarten. Een mail die al klaarstaat, een presentatie die vorm krijgt of een samenvatting die verschijnt zodra een document wordt geopend. Waardoor medewerkers minder tijd kwijt zijn aan zoeken, uitwerken en herstellen.
Dit werkt alleen wanneer die ondersteuning draait binnen jouw Microsoft-tenant. Dan zie je welke stukken worden gebruikt, wie erbij kan en waar informatie blijft. Teams werken op dezelfde manier als altijd, alleen zonder dat gevoelige stukken via omwegen bij openbare diensten terechtkomen.
Met een werkplek waarin Teams, OneDrive, SharePoint en M365 Copilot samenwerken binnen dezelfde beveiliging. Dat noemen we de Modern Workplace. Deze manier van werken groeit mee met je organisatie. Medewerkers krijgen tempo en helderheid, jij houdt zicht op informatie die waarde heeft voor het bedrijf.
Bouw een werkplek die blijft draaien
Wanneer M365 Copilot en de Modern Workplace meedraaien binnen jouw eigen Microsoft-tenant, verandert de manier waarop teams hun dag beginnen. Mails hebben al een eerste opzet. Verslagen staan klaar zodra een meeting stopt. Presentaties krijgen vorm zonder dat iemand vanaf een leeg scherm hoeft te starten. Medewerkers hoeven minder te zoeken, minder te dubbelchecken en minder te herstellen.
Dat geeft ruimte voor zinvoller werk zoals klantcontact, casebehandeling en het oplossen van situaties die door een mens moeten worden opgepakt.
Voor jou ontstaat er overzicht dat je anders mist. Alle informatie staat op één plek die je beheert en waar je precies ziet wie waar bij kan. Verlost van losse documenten op externe diensten, of versies die onvindbaar worden, en al helemaal geen verrassingen tijdens audits.
M365 Copilot en Modern werkplace werken samen om jouw informatie te beveiligen.